Word:差し込み文書でExcel住所録を使いハガキの宛先印刷を行う

Excelの住所録を使い、Wordのウィザードでハガキの宛先印刷を行う方法を掲載しています。

特別な住所印刷アプリを使用しなくても、Wordでハガキの宛名を連続印刷することが可能です。
住所録はExcelかAccessで作成すると、他の用途にも使えるので有益です。
例えば宛名印刷の他に、顧客別売上管理やど営業管理などに使用できます。
ここではウィザードの手順を画像で解説しています。
使用したExcel住所録と差し込み印刷で作成したハガキを無料でダウンロードできるので参照してください。


Excel住所録

下のように1行目に項目名を入力し、続けてデータを入力しています。
この形式がうまくいくようです。

Excel住所録

差し込み文書でハガキの宛名面を作成する

  1. [差し込み文書タブ]を選択します。
  2. 作成グループの[はがき印刷]をクリックします。
  3. 表示されるメニューの[宛名面の作成]をクリックします。
差し込み文書の選択

はがき宛名面印刷ウィザードが開始します。

「始めましょう:はがきの宛名面の作成をお手伝いするウィザードです。年賀状、暑中見舞い、往復はがきなどの宛名面を簡単に作成することができます。」と表示されるので[次へ]をクリックします。

はがき宛名面印刷ウィザード

「はがきの種類を選びます:はがきの種類を選択してください」と表示されるので、「年賀/暑中見舞い・通常はがき・エコーはがき・往復はがき」から選択します。
[次へ]をクリックします。

はがきの種類を選択

「縦書き/横書きを指定します:はがきの様式を指定してください」と表示されるので、縦書きか横書きを選択します。
[次へ]をクリックします。

はがきの様式を指定

「書式を設定します:宛名/差出人のフォントを指定してください」と表示されるのでフォントを選択します。
その他に番地などの数字を、漢数字に変換するかどうかの指定が可能です。
[次へ]をクリックします。

書式の設定

「差出人の住所を入力します:差出人情報を入力してください」と表示されるので自身の名前や住所を入力します。
宛名面に印刷したくない場合は、[差出人を印刷する]のチェックを外してください。

差出人情報を入力

「差し込み印刷を指定します:宛名に差し込む住所録を指定してください」と表示されるので、[既存の住所録ファイル]を選択します。
次に[参照]ボタンをクリックし、Excel住所録のブックを指定します。
[次へ]をクリックします。

住所録を指定する

「終了です:設定は終了しました」と表示されるので[完了]ボタンをクリックします。
これでウィザードは終了です。

差し込み文書の設定終了

次にテーブルの選択ダイアログが表示されるので、使用する住所録が入力されているExcelのシートを選択します。
このようにシートを選択できるので、例えばプライベートとビジネスなどにシートを分けることができます。

テーブルの選択ダイアログ

完成した宛名面のハガキです。
リボンは[差し込み文書]タブになっています。

差し込み文書で作成したハガキ

結果のプレビューグループの矢印部分で、宛先を移動できます。
印刷は完了グループの[完了と差し込み]~[文書の印刷]で可能です。

レコードの移動と印刷

差し込み文書を開く場合

保存した時と同じフォルダに、Excel住所録ファイルとこの文書ファイルをおく必要があります。
差し込み文書を開くと「この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます。」と表示されます。
問題なければ[はい]をクリックします。

差し込み文書を開く

関連する「年賀状の作り方|差し込み印刷でイラスト入りを作成し修正」も参照してください。


作成した差し込み文書の無料ダウンロード
使用したExcel住所録の無料ダウンロード

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